Podejmowanie współpracy biznesowej z firmami zewnętrznymi jest czynnikiem absolutnie niezbędnym i znacznie wpływającym na efektywność działalności przedsiębiorstwa. Najprostszy przykład – wiele zakładów produkcyjnych potrzebuje do działania określonych podzespołów, materiałów czy półproduktów. Taki zakup wymaga przepływu wielu informacji, tj. zamówienia, faktury czy dane nt. wysyłki. Ich wymiana w formie standardowej korespondencji może prowadzić do pojawienia się pomyłek.
Alternatywą dla ręcznego sporządzania dokumentacji handlowej i logistycznej oraz jej wymiany drogą korespondencyjną jest elektroniczna wymiana danych – w skrócie EDI. To rozwiązanie technologiczne, umożliwiające automatyczną wymianę informacji biznesowych między systemami komputerowymi współpracujących ze sobą przedsiębiorstw.
Wdrożenie EDI w struktury firmy – o czym warto wiedzieć?
Wdrożenie elektronicznej wymiany danych do swojej firmy wymaga przede wszystkim przemyślanej strategii, dotyczącej doboru odpowiedniego rozwiązania względem jej struktury. Zadaniem dostawców usług EDI jest więc zajęcie się nie tylko sprawami technicznymi, ale również dokładne zrozumienie celów biznesowych danej działalności.
Najważniejszą rzeczą jest, iż wdrożenie takiego systemu wymaga zintegrowania go z tą samą technologią u swoich partnerów biznesowych. W celu „zrozumienia się” obu stron wymiany handlowej, dokumenty muszą być przesyłane w określonej formie. Nie ma tutaj mowy o prostej wymianie bezpośredniej między bazami danych, z uwagi na konieczność ich odpowiedniego zabezpieczenia. Korzystanie z EDI jest całkowicie bezpieczne i nie ma szansy na przechwycenie danych w trakcie ich wymiany.
Zalety korzystania z EDI
EDI umożliwia sprawną i szybką wymianę dokumentów pomiędzy systemami różnych przedsiębiorstw. Automatyczna wymiana danych dotyczących składania i potwierdzania zamówień, ich wysyłki, a także przetwarzania różnego rodzaju faktur – VAT, korygujących oraz duplikatów – podnosi efektywność codziennej pracy. Nie trudno dojść do wniosku, iż szybsze dostarczanie informacji ma ogromny wpływ na skrócenie czasu operacyjnego, potrzebnego do zrealizowania transakcji. W przypadku ręcznego sporządzania dokumentów handlowych i wysyłania ich pocztą w sposób fizyczny, przedsiębiorcy na dłuższą metę ponoszą ogromne koszty i nie mają pewności, że ich korespondencja zawsze dotrze bezpiecznie na miejsce.
Co więcej, system EDI bazuje na jednolitej strukturze dokumentów i nie wymaga każdorazowego wprowadzania danych tego samego partnera biznesowego. Dzięki wykorzystaniu ustandaryzowanej technologii udaje się znacznie zredukować jakiekolwiek ryzyko błędów przy wymianie dokumentacji handlowej. Trzeba również powiedzieć, że korzystanie z tego rozwiązania ma ogromny wpływ na komunikację oraz relacje partnerów biznesowych. Wzrost efektywności spowodowany wdrożeniem EDI do firmy z pewnością zrekompensuje koszty inwestycji i okaże się przyszłościowy dla każdej firmy produkcyjnej.
Artykuł sponsorowany