Zanim digitalizacja dokumentów przyniesie ułatwienie codziennej pracy, warto upewnić się, że przebiega w sposób bezpieczny. To proces, który porządkuje firmowe zasoby i usprawnia dostęp do danych, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowany. Sprawdź, jak przeprowadzić ją w sposób bezpieczny i świadomy tak, aby chronić dane na każdym etapie.
Kiedy najczęściej dochodzi do naruszeń podczas digitalizacji danych?
Wiele firm decyduje się przeprowadzić proces digitalizacji we własnym zakresie, traktując go jako prostą czynność biurową. W praktyce to jednak etap, który wiąże się z dużym ryzykiem utraty lub ujawnienia danych chronionych. Brak odpowiedniego sprzętu, procedur bezpieczeństwa czy przeszkolonego personelu sprawia, że dokumenty często są przechowywane w nieodpowiedni sposób: na biurkach, w otwartych segregatorach lub w miejscach ogólnodostępnych. To wystarczy, by poufne informacje trafiły w niepowołane ręce.
Ryzyko wzrasta szczególnie w momencie przenoszenia i przygotowywania dokumentów do skanowania. W większości biur nie ma dedykowanego pomieszczenia, które spełniałoby wymogi bezpieczeństwa, dlatego dostęp do dokumentacji ma zbyt wiele osób. Digitalizacja akt prowadzona w takich warunkach może nie tylko naruszyć poufność danych osobowych, ale również doprowadzić do utraty integralności informacji np. poprzez ich nieprawidłowe oznaczenie, pomieszanie lub uszkodzenie.
Naruszenia zwykle nie wynikają ze złej woli pracowników, ale z braku świadomości, jak wymagający i odpowiedzialny jest to proces. Dlatego tak ważne jest, aby etap przygotowania i skanowania dokumentów był realizowany w kontrolowanym środowisku, zgodnie z określonymi procedurami bezpieczeństwa i przy użyciu odpowiedniego sprzętu.
Jak bezpiecznie przeprowadzić proces digitalizacji w firmie?
Coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje z samodzielnej digitalizacji dokumentów, powierzając ten proces wyspecjalizowanym podmiotom. To rozwiązanie, które eliminuje ryzyko błędów i zapewnia pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Firmy zajmujące się digitalizacją dysponują odpowiednim zapleczem technicznym, sprzętem spełniającym normy bezpieczeństwa oraz zespołem przeszkolonych pracowników, którzy wiedzą, jak obchodzić się z dokumentacją poufną.
Jednym z takich partnerów jest EkoAkta, która realizuje proces digitalizacji w sposób kompleksowy i w pełni bezpieczny. Wszystko zaczyna się od odbioru dokumentów z siedziby Twojej firmy: są one umieszczane w zaplombowanych pojemnikach i transportowane pojazdami z systemem monitoringu GPS. Po dostarczeniu do centrum digitalizacji akta trafiają do strefy o ograniczonym dostępie, gdzie przechodzą kontrolowany proces skanowania. Każdy dokument jest odpowiednio oznaczony i zapisany w systemie tak, by zachować jego integralność i umożliwić łatwe wyszukiwanie.
Po zakończeniu digitalizacji dane trafiają do bezpiecznego repozytorium cyfrowego, w którym dostęp do nich mają wyłącznie uprawnione osoby. EkoAkta zapewnia pełną dokumentację przebiegu procesu oraz zgodność z wymogami RODO i obowiązującymi normami bezpieczeństwa informacji. Szczegółowo proces ten możesz poznać na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. Dzięki tak przeprowadzonej digitalizacji zyskujesz pewność, że dokumenty są chronione na każdym etapie.
Współpraca z profesjonalnym partnerem pozwala uniknąć błędów, które mogą kosztować utratę danych lub naruszenie poufności. To inwestycja w bezpieczeństwo, spokój i porządek w obiegu informacji, rzeczy, na których opiera się dobrze zarządzany biznes. Zleć digitalizację dokumentów Twojej firmy już dziś!
Artykuł sponsorowany