RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, weszło w życie w 2018 roku. Od tamtego czasu wszystkie firmy, które przetwarzają dane osobowe, mają obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Jednym z najważniejszych dokumentów jest rejestr czynności przetwarzania.
Czym jest RODO?
Głównym celem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych jest zapewnienie lepszej ochrony danych osobowych wszystkich obywateli Unii Europejskiej. Rozporządzenie to zostało bowiem wprowadzone przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej. Gwarantuje ono także jednolite zasady przetwarzania danych we wszystkich krajach Unii Europejskiej.
RODO wprowadziło szereg wymogów dla wszystkich organizacji, które przetwarzają dane osobowe. Przede wszystkim podmioty, które przetwarzają dane osobowe, muszą robić to w sposób zgodny z prawem, przejrzysty i rzetelny. Dane osobowe muszą być zbierane w określonych celach i nie mogą być przetwarzane w sposób inny niż ten, który jest z nimi zgodny. Nie mogą być też przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów.
Do czego służy rejestr czynności przetwarzania?
Rejestr czynności przetwarzania jest najważniejszym dokumentem, który podmioty przetwarzające dane są zobowiązane prowadzić. Głównym jego celem jest dokumentacja wszystkich czynności przetwarzania danych osobowych w organizacji. Umożliwia to dokonywanie kontroli, audytów i weryfikacji przestrzegania zasad ochrony danych.
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania może być także przydatne przy identyfikacji ryzyk związanych z przetwarzaniem danych. Analiza czynności przetwarzania ułatwia podjęcie odpowiednich działań naprawczych w celu minimalizacji zagrożeń. Prawidłowe prowadzenie rejestru pozwala na lepsze zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem i ich utratą.
Każdy administrator danych osobowych, a także podmiot przetwarzający te dane, ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Wyjątkiem są podmioty, które zatrudniają mniej niż 250 osób; chyba że przetwarzanie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj: https://firmove.pl/wzory-dokumentow/rodo/rejestr-czynnosci-przetwarzania.
Co powinien zawierać rejestr czynności przetwarzania?
RODO szczegółowo określa, jakie dane powinny być zawarte w rejestrze czynności przetwarzania. Są to:
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora danych,
- cele przetwarzania danych,
- wskazanie, jakie grupy osób są objęte przetwarzaniem i jakiego rodzaju dane są zbierane,
- wskazanie, które podmioty mają dostęp do danych,
- przewidywany okres przechowywania danych,
- opis zabezpieczeń stosowanych w celu ochrony danych,
- informacje na temat przekazywania danych osobowych do państw trzecich.
Rejestr czynności przetwarzania to wewnętrzny dokument firmowy, który powinien być dostępny tylko dla osób odpowiedzialnych za ochronę danych w organizacji oraz dla organów ochrony danych osobowych w przypadku kontroli.
Artykuł sponsorowany