Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, które zrewolucjonizuje obieg dokumentów w firmach, już niedługo będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. 1 września 2023 roku Ministerstwo Finansów zaktualizowało strukturę logiczną, którą wykorzystuje system.
Nowa struktura logiczna w KSeF
Nowa struktura logiczna FA(2) jest rezultatem prac uwzględniających między innymi sugestie wynikające z konsultacji podatkowych oraz postulaty zgłoszone przez organizacje przedsiębiorców, biegłych rewidentów, księgowych, a także branżę IT. Zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej zaktualizowana struktura FA(2) ma zapewnić czas na dostosowanie wykorzystywanych do tej pory narzędzi do wymogów KSeF i płynniejszą migrację przedsiębiorców do nowych systemów. 1 września 2023 roku udostępnione zostało środowisko produkcyjne. Wcześniej, bo w lipcu 2023 roku, w ręce użytkowników oddano natomiast środowisko testowe wraz z dokumentacją. Sama struktura logiczna została natomiast opublikowana na ePUAP w czerwcu.
Korzyści z nowej struktury logicznej KSeF
Co oznacza wprowadzenie struktury logicznej FA(2) z perspektywy przedsiębiorców? Przede wszystkim już teraz będą z niej korzystać podmioty, które do tej pory dobrowolnie korzystały z Krajowego Systemu e-Faktur. Warto jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z deklaracjami MF i KAS ta struktura logiczna nie będzie już podlegać zmianie – w związku z tym zgodnie z nią będą wystawiane faktury już po zastąpieniu innych typów faktur przez faktury ustrukturyzowane wystawiane w ramach KSeF. Wielu przedsiębiorców czekało na ten moment i warunkowało dostosowywanie wykorzystywanych w firmach systemów od poznania ostatecznej wersji struktury logicznej. Teraz jest to już możliwe i nie trzeba się obawiać zmiany.
Czas na przygotowanie dla przedsiębiorców
Bez wątpienia już niedługo czeka nas prawdziwa rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Warto dobrze się na nią przygotować. Doskonałym źródłem wiedzy dla przedsiębiorców jest portal Firmove.pl. Zgodnie z podpisaną niedawno przez prezydenta Andrzeja Dudę ustawą Krajowy System e-Faktur stanie się zasadniczo obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Nieco więcej czasu (do 1 stycznia 2025 roku) będą mieli przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw niebędący podatnikami VAT. Prace nad wdrożeniem KSeF trwają od kilku lat. Pomiędzy październikiem a grudniem 2021 roku prowadzono pilotaż, w którym brali udział podatnicy. Od 1 stycznia 2022 roku system e-Faktur jest natomiast dobrowolny dla wszystkich zainteresowanych podatników. Już teraz możliwe jest wobec tego wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 września 2023 roku dokumenty bazują natomiast na zaktualizowanej wersji struktury logicznej.
Co się zmieni?
Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W ten sposób określane są dokumenty w formacie .xml wystawiane zgodnie ze strukturą logiczną, którą można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE). Ujednolicony format i system pozwolą na zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur. Możliwe będzie również przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów. To kolejne narzędzie wprowadzane przez KAS w celu walki z luką VAT. Może jednak oznaczać korzyści również z perspektywy podatników. Przede wszystkim usprawni zarządzanie fakturami i ich przechowywanie (nie będzie konieczne magazynowanie papierowych kopii), uproszczeniu ulegnie księgowość, a potencjalne czynności kontrolne będą zdecydowanie mniej wymagające.
Artykuł sponsorowany